ग्राहक को भुगतान करने के लिए एक पत्र कैसे लिखें

जब ग्राहक के भुगतान का अनुरोध किया जाता है, तो उन्हें भेजने के लिए प्रभावी पत्र बनाने के लिए उपयुक्त उपायों का उपयोग किया जाता है। भुगतान अनुरोध पत्रों का उपयोग तब किया जाता है जब कोई ग्राहक नियत तारीख पर चालान का भुगतान नहीं करता है। एक चालान का भुगतान करने में ग्राहक को जितना अधिक समय लगता है, उतना ही अधिक पत्र जो कंपनी इस क्लाइंट को लिखती है। भुगतान के लिए अनुरोध पत्र स्पष्ट, स्पष्ट होना चाहिए और ग्राहक को होने वाले उल्लंघन के बारे में विवरण देना चाहिए।

अनुसरण करने के चरण:

1

यह कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करता है, क्योंकि इसमें संगठन के बारे में सभी जानकारी होती है और अक्सर अधिक औपचारिक दिखता है।

2

पत्र को किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित किया जाना चाहिए । आपके पास ग्राहक के नाम और पते के बाद पत्र की तारीख होनी चाहिए। "प्रिय" कहने वाले व्यक्ति को संबोधित करें, उसके बाद ग्राहक का पूरा नाम।

3

पत्र का उद्देश्य निर्दिष्ट करें। भुगतान अनुरोध के लिए एक पत्र को स्पष्ट रूप से उसी की शुरुआत में इस उद्देश्य से संवाद करना चाहिए। एक पेशेवर टोन का उपयोग करें, और सकारात्मक और गर्म शब्दों का उपयोग करें।

4

ऋण का विवरण शामिल है। इस ऋण के लिए सेवाओं की तिथि, मूल देय तिथि और विलंब शुल्क सहित राशि निर्दिष्ट करता है। इसमें इनवॉइस नंबर शामिल है, इस प्रकार क्लाइंट को मूल दस्तावेज़ को खोजने में आसानी होती है। कई कंपनियां इस प्रकार के पत्र में मूल चालान की एक प्रति भी शामिल करेंगी। ग्राहक को देर से भुगतान की ब्याज दर के बारे में सूचित करता है।

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भुगतान के लिए ग्राहकों से पूछें। ग्राहक जानता है कि देर से भुगतान के लिए अधिक शुल्क एक निश्चित अवधि के भीतर संबंधित राशि का भुगतान करके बचा जा सकता है। ग्राहक से पूछें कि वह व्यवस्था करने के लिए आपको कॉल करे यदि वह उस तिथि में भुगतान करने में सक्षम नहीं है। यदि आवश्यक हो, तो अपने प्रत्यक्ष टेलीफोन नंबर के विस्तार को शामिल करें। अपने ईमेल पते को शामिल करें और इस तरह इस पत्र के माध्यम से अपने पत्राचार की पेशकश करें, यदि ग्राहक चाहें।

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ग्राहक को धन्यवाद। यदि भुगतान पहले ही किया जा चुका है, तो ग्राहक को धन्यवाद दें। अग्रिम भुगतान भेजने के लिए अग्रिम धन्यवाद ग्राहकों। ग्राहक को बताएं कि यदि आपके पास इस मामले के बारे में कोई प्रश्न हैं, तो कॉल करने में संकोच न करें।