पेशेवर तरीके से फोन का जवाब कैसे दें

टेलीफोन पेशेवर के कौशल होने से आपको व्यापार की दुनिया में सफल होने में मदद मिल सकती है, चाहे आप एक छोटे व्यवसाय का प्रतिनिधित्व करें, एक वित्तीय संस्थान के लिए जानकारी प्रदान करें या एक बड़े निगम के लिए संचार की पहली पंक्ति के रूप में कार्य करें। व्यावसायिक संचार में टेलीफोन का जवाब देने का एक पेशेवर तरीका दोनों पक्षों के बीच सब कुछ स्पष्ट रखता है। "स्पष्ट रूप से संवाद करना और प्रभावी ढंग से सुनना निष्ठावान रिश्तों के कोने हैं।" जब लोग फोन के दूसरे छोर पर व्यक्ति को नहीं देख सकते हैं, तो एक आत्मविश्वासपूर्ण, जानकार रवैया उन्हें यह बताने देता है कि वे एक पेशेवर के साथ काम कर रहे हैं। ।

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इनकमिंग कॉल के रिसीवर को लेने के लिए अपना समय लें। जब आप तैयार नहीं होते हैं, तो फोन का जवाब देने के लिए दौड़ना, दूसरे छोर पर व्यक्ति को बताता है कि आप कॉल लेने के लिए तैयार नहीं हैं। फोन को उठने से पहले एक या दो बार बजने दें और कॉल की तैयारी के लिए गहरी सांस लें।

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उस संगठन का हवाला दें जिसका आप प्रतिनिधित्व करते हैं और आपका नाम। यह क्षण महत्वपूर्ण है क्योंकि यह दूसरी पार्टी को सबसे बुनियादी जानकारी पहुंचाता है और इस बारे में किसी भी संदेह को समाप्त करता है कि क्या यह सही संख्या है।

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फोन करने वाले की बात ध्यान से सुनें। जब तक आप जवाब देने के लिए बात करना समाप्त नहीं कर लेते तब तक प्रतीक्षा करें और उत्तर देने से पहले सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रश्नों को समझ रहे हैं। यदि आप निश्चित नहीं हैं तो वार्ताकार के प्रश्नों के किसी भी विवरण को स्पष्ट करें।

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जब आप फोन करने वाले को जवाब दें तो धीरे-धीरे बोलें। अपने उत्तरों में विश्वास रखें। अपनी भाषा सावधानी से चुनें, क्योंकि शब्दजाल या अभद्र शब्द कॉल करने वाले को अपने अनुभव पर संदेह करने के लिए प्रेरित कर सकते हैं। यदि आप उपलब्ध कराई गई जानकारी को समझते हैं तो कॉलर से पूछें।

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कॉल पर रखने से पहले अनुमति मांगें। अपने धैर्य के लिए कॉलर को धन्यवाद दें और उसे बताएं कि उसे कितनी देर तक इंतजार करना होगा। संदेशों को अग्रेषित करने या क्वेरी मांगने के लिए अनुमोदन का अनुरोध करें, क्योंकि इससे कॉलर को ऑनलाइन प्रतीक्षा करने या नहीं करने का विकल्प मिलेगा।

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जांचें कि कॉलर ने आपके द्वारा दी गई जानकारी को समझ लिया है। महत्वपूर्ण तिथियों और समय की समीक्षा करें। कॉल करने वाले से पूछें कि क्या कॉल खत्म करने से पहले वे अधिक मदद कर सकते हैं। कॉल की समाप्ति पर कॉलर को धन्यवाद दें ।

• कॉल पर ध्यान केंद्रित करने और पेशेवर तरीके से जवाब देने के लिए संगीत, भोजन जैसे विकर्षणों को खत्म करना महत्वपूर्ण है।