फाइलों को कैसे व्यवस्थित करें

आपकी फ़ाइल प्रणाली का संगठन दस्तावेजों के नुकसान को रोक सकता है । आपके द्वारा फ़ाइलें व्यवस्थित करने के बाद, आप अपने फ़ोल्डर्स में दस्तावेज़ों की संख्या कम कर सकते हैं और केवल वही प्रस्तुत कर सकते हैं जो आपके लिए महत्वपूर्ण और आवश्यक है।

• हैंगिंग फोल्डर
• फ़ोल्डर फ़ाइल
• टैग

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अपने संगठन द्वारा समूहों में दस्तावेज़ों को क्रमबद्ध करें, क्योंकि इससे आपकी श्रेणियों या वर्गों के समन्वय में मदद मिलेगी। तय करें कि प्रत्येक श्रेणी में कौन से दस्तावेज रखे जाएं। प्रत्येक श्रेणी में अनुभाग बनाएं, क्योंकि यह आपकी फ़ाइलों के प्रबंधन और संगठन में आपकी सहायता करेगा।

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प्रत्येक श्रेणी के लिए उप-श्रेणियां बनाएँ। फ़ाइल सिस्टम को श्रेणियों और उपश्रेणियों में व्यवस्थित करना मुश्किल हो सकता है, लेकिन फ़ाइल सिस्टम के व्यवस्थित होने के बाद यह सुविधाजनक होगा। ये फ़ाइल सिस्टम उपयोगी हो सकते हैं और इसके अतिरिक्त, आप फ़ाइल सिस्टम को अलग-अलग उपश्रेणियों जैसे कि जगह, तिथि और नाम में विभाजित करके सरल कर सकते हैं।

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सभी महत्वपूर्ण फ़ाइलों को बनाने और उन्हें एक दूसरे से अलग रखने के लिए कोडित रंगों का उपयोग करके अपने फ़ोल्डर सिस्टम को वर्गीकृत करें। महत्वपूर्ण रंग आपको किसी भी समय किसी भी फ़ाइल को खोजने में मदद करेंगे, और जब आपको किसी विशेष फ़ाइल का पता लगाने की आवश्यकता होती है, तो आपको प्रत्येक फ़ोल्डर की जांच नहीं करनी होगी।

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तीन से पांच रंगों का प्रयोग करें। प्रत्येक श्रेणी के लिए एक विशेष रंग का उपयोग करें। आप घरेलू फ़ाइलों के लिए नीला रंग, मेडिकल फ़ाइलों के लिए लाल, वित्तीय फ़ाइलों के लिए हरा और व्यक्तिगत फ़ाइलों के लिए नारंगी का उपयोग कर सकते हैं। रंगों का उपयोग करके आप प्रत्येक श्रेणी को अलग कर सकते हैं।

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लेबलिंग के लिए फ़ोल्डरों और सफेद लेबल के लिए रंगीन लेबल का उपयोग करें, क्योंकि वे आसानी से सफेद में पढ़े जा सकते हैं। वर्णमाला या संख्यात्मक क्रम में आपके द्वारा बनाई गई श्रेणियों के आधार पर फ़ोल्डर के सारणीकरण की स्थिति में प्रत्येक लेबल रखें।

• आप अपने फ़ोल्डर में लेबल को संख्यात्मक रूप से रख सकते हैं, लेकिन संख्यात्मक क्रम में फ़ाइलों को व्यवस्थित करने से बचें। आप डॉक्टरों, घरेलू वित्त और कर्मियों जैसे नामों के साथ एक वर्णमाला फ़ाइल प्रणाली पसंद कर सकते हैं।
• एक निश्चित रंग का उपयोग जैसे कि मेडिकल रिकॉर्ड के लिए लाल, फ़ाइल के महत्व को पहचानता है, और किसी आपात स्थिति के लिए कॉल आने पर आसानी से उन तक पहुंचने के लिए सुलभ होगा।